レシート・領収書の長期的な保管方法を紹介。油断しているとすぐに文字が消えます!

先日、レシートや領収書の整理をしていたら文字が消えかかっているレシートが思っていたよりも多いことに気づきました。
古いものなのかなと思って年月日を確認してみるとわりと最近のレシートも一部消えていたりして(ノД`)・゜・。

レシートの文字が消える3つの理由

  • 感熱紙は時間の経過と共に文字が薄れる
  • 摩擦や熱に弱い
  • そもそも感熱紙自体が安い粗悪品だった

レシートと領収書の違い

レシート

感熱紙で機械印字することによって発行

領収書

販売側がボールペンで手書きにて発行

実といえばもっと明確な違いがあったりしますがこれが一般的な解釈だと思います。

稀によくある話

しかし…

私「領収書ください」

店「あいわかった」

レジ「ピーガラガラガッシャーン!ウィーンウィーン!

私「!?」

そこには感熱紙に印字された領収書が!

私(違う!私が欲しいのはボールペンで紙に手書きで書いたやつなんだ)

そもそもなぜ保管する必要があるのか

  • 経費として計上した場合は保管義務がある
  • クレジットカード決済で利用額と明細に相違があった時の確認
  • 家電製品などの修理受付

ビジネスから個人ユースまで様々な人がレシートを保管する必要が出てきます。

他に考えられるパターンとしては旅行の思い出としてレシートを残すケースがあります。

レシート・領収書の保管期間

法人 7年間
個人事業主(白色) 5年間
個人事業主(青色) 7年間

とりあえず7年間は保管しておけということですね。
そこで今から長期間保管する方法を紹介します。

1.スキャンしてデジタルデータで保管する

スマートフォンで撮影

最近のスマホは性能が高いのでスキャンアプリで読み込めば楽々一発で取り込むことが可能です。個人ユースだとスマホで充分かもしれませんね。

アプリも色々なものがあるので自分にあったものを探してみてください。
私はScanner Proという有料アプリを使っていますがとても快適かつ便利に使えています。

アームを使うとスキャンが捗る

スマホだとデータ管理が面倒な人はこちらをどうぞ

安心してください!安価でコンパクトなハンディスキャナーがあります。
頑張ればスマホでも大丈夫かもしれませんがデータの管理やバックアップはパソコンでする方が楽です。

仕事で使うのであれば尚更スキャナを買うべき

2.レシートホルダー(ファイル、ケース)で原本を保管

プラス ぴったりすっきりホルダー

一つ一つが独立したタイプでちょうど良いサイズ感です。
保管の際にスペースを余計に取らないのがメリットです。不透明なおかげで光を遮断するのに一翼を担っています。フィンガーホール機構があるので取り出しも楽ですね。

月ごとに分類するのがちょうどいいと思います。

コレクト ポケットリーフ

これはポケットリーフです。A4サイズ用のバインダーにホールドするので一定のスペースが必要になりますが管理性に優れているメリットがあります。
透明で一覧性も高いので急に必要になった時はこれですぐに見つけることが出来ます。

ちなみに私の場合は家電系レシートの保管専用として使っていて一つのポケットにつき1枚入れる形で保管しています。

最後に

ここまで読んでみて如何でしたか?

あとはなるべく光や熱が少ない場所に収納するだけで完了します。領収書の管理は普段から積み重ねが大事です。
できれば年月日で昇順に管理しておくことがベストだと思います。